(1)标题

标题由会议名称加文体名称组成，就是《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记录本，连“记录”二字也可省略，只写会议名称即可。

(2)会议组织概况

①会议时间

要写明年、月、日，上午、下午或晚上，×时×分至×时×分。

②开会地点

如：“××会议室”、“××礼堂”、“××现场”等。

③主持人的职务，姓名。

如：“校党委书记×××”、“公司总经理×××”。

④出席人

根据会议的性质、规模和重要程度的不同，出席人一项的详略也会有所不同。

有时可以只显示出席人的身份和人数，如“各院系党总支书记和直属党支部书记 31 人”、“各部门经理”、“全体与会代表”等。

如果出席人身份复杂，如既有上级领导，又有本单位各部门的主要领导，还有各种有关人员，最好将主要人员的职务、姓名一一列出，其他有关人员则分类列出。

⑤列席人

包括列席人的身份、姓名，可参照出席人的记录方法。

⑥缺席人

如有重要人物缺席，应作出记录。

⑦记录人

包括记录人的姓名和部门。如：××(××办公室秘书)。

(3)会议内容

这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面：

会议的议题、宗旨、目的;会议议程;会议报告和讲话;会议讨论和发言;会议的表决情况;会议决定和决议;会议的遗留问题。

这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。