副本是指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。

作为正本复份(与正本同时印刷)的副本与正本在外形上基本上没有区别，这种副本只在送达对象和使用目的上与正本有所不同，正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的法定效用。作为复制件的公文副本(如抄本、复印本等)因不能再现公文的全部特征，因此不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查。

同一公文在形成过程中需要用两种或两种以上文字撰写和制作时，会形成不同文字的文稿或文本。在我国，以汉文和其他兄弟民族文字撰制的同一公文的不同文字的文稿、文本的效力完全等同。

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备注：生效标志即印章，签发人等。

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