其次、公文写作要简明清晰、完整合体。简明即要求尽量用最简洁的文字，顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。清晰即要求各种文稿上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。公文书写不简明清晰表现为以下几点：

(1)逻辑错误。比如“经过全力拼搏，××局已基本超额完成了2007年度的目标任务”、“食堂买了很多蔬菜和土豆、黄瓜、辣椒。”

(2)滥用方言土语比如“三先生”、“款爷”、“大腕”、“小姐”、“先生”

(3)滥用流行语言，比如公文中出现“追星族”、“打工仔”、“酷”、“帅”、“靓”、“531”(我想你)、“521”(我爱你)、“584”(我发誓)、“1314”(一生一世)、“5211314”(我爱你一生一世)、“撮一顿”(吃一顿饭)、“顶一下”(支持一下)

完整即要求公文结构完整，不遗漏任何需备的内容，保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性，以减少沟通次数，提高沟通效率。合体首先是文体要正确，使表达合乎公文特定要求。其次，语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。

再次、公文写作要严谨有序、持久耐用。严谨即要求公文的结构严密有序，用语周密确切，不生歧义，没有漏洞。耐久即要求公文的制成材料(书面公文主要包括纸张材料和字迹材料)应持久耐用，以保证公文的有效物质存在，使其既能充分发挥现行的执行效用，又能在转化为档案后，作为历史记录发挥更长远的历史效用。

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