公文语言有着与其他文章不同的特点，即准确、庄重、平实、简明。

公文的表达方式以说明、议论和叙述为主。

二、公文的构成要素及格式规范

(一)版头部分

1.份号：指公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密、机密、秘密和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。如“密级★1年”。默认绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。

3.紧急程度：紧急公文应当分别标注特急、加急，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。

4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成(也可省略“文件”二字)。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如国发〔2016〕12号。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

(二)主体部分

1.标题：由发文机关名称、事由和文种组成，文种不可省略。一般用2号小标宋体字，回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关：是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

3.正文：是公文的主体和核心，公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明：指公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1.××××”)，附件名称后不加标点符号。

5.发文机关署名、成文日期和印章

发文机关署名应当用发文机关全称或者规范化简称。

成文日期是指会议通过或者发文机关负责人签发的日期，是公文的生效日期，也是党政机关公文生效的重要标志。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。

印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

6.附注：是对公文印发传达范围等需要说明的事项加以说明，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.附件：是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件属于主体，位于版记之前。

(三)版记部分

1.抄送机关：指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排，最后一个抄送机关名称后标句号。

2.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)，后加“印发”二字。

(四)版心外要素——页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

(五)公文的用纸及装订规范

公文用纸幅面采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。

(六)公文的特殊格式

信函、命令(令)、纪要

三、行文规范